會議系統又名即席發(fā)言系統。在圓桌會議或者小型會議活動中，當會議發(fā)言者眾多，每個人發(fā)言需要很方便，同時又便于會議管理，就需要使用會議討論系統，可以避免眾人爭搶發(fā)言，造成會議發(fā)言的無序與混亂。

每位正式代表面前都有一個代表設備（裝有話筒），通過自己面前的話筒進行發(fā)言，通過操作設備面板上的按鍵來控制自己的話筒開關狀態(tài)，實現申請發(fā)言、表決、選擇收聽語種等功能。

會議主席有優(yōu)先權，可以管理和控制會議進程。會議主席的話筒可隨時通過自己控制面板上的開關鍵打開和關閉，不受其它發(fā)言代表的影響。此外主席機可通過主席優(yōu)先面板上的優(yōu)先鍵關閉所有正在發(fā)言代表的話筒，同時主席話筒自己打開。

通過中央控制器可以設置會議發(fā)言模式。

一人輪流發(fā)言方式：代表席如需要發(fā)言，先按代表機上的請求發(fā)言鍵，如此時無其它人發(fā)言，控制面板的指示燈變?yōu)榧t色，話筒上的光管也變?yōu)榧t色；如此時有其它代表發(fā)言，控制面板上的指示燈變?yōu)殚W動的綠色，中央控制器會根據現有請求進行排隊，在其余代表先發(fā)言完畢后，申請發(fā)言代表即可發(fā)言，此時控制面盤上的指示燈及話筒上的指示光管均為紅色。

多人輪流發(fā)言模式：這種模式基本與一人發(fā)言輪流發(fā)言模式功能相同，但可同時允許多名代表同時開啟話筒。

所有話筒全開的討論模式。根據不同會議的需要，可以配置帶表決的會議系統或同聲傳譯系統。在表決時，代表只需按下自己面前設備上的表決鍵，表決結果會顯示在主席機的LCD屏上，或通過CCU和DCN軟件顯示在會議室的其它大屏顯示設備上。

系統按照其組成可分為系統主機、智能終端單元（會議話筒）、系統軟件、服務顯示屏、智能表決終端（表決器）、主席控制器、以及外配件部分